Birçok alanda olduğu gibi iyi bir iletişim önceden hazırlık gerektirir. Bu kapsamdaki ilk dört adım ise taslak hazırlama aşamasının temellerini oluşturmaktadır. Burada anlatılanlar size doğal bir süreç gibi görünse bile insanların büyük çoğunluğunun bu hazırlık aşamasını atlayarak cümle ve paragrafları doğrudan yazma aşamasına geçtiklerini gördüğünüzde sakın şaşırmayın. Ama siz asla bunu yapmayın! İyi konuşmak ve yazmak tıpkı bir ev inşa etmek gibidir. Sağlam bir ev yapabilmek için iyi bir plana gereksinim vardır.
1. Amaç ve Dinleyici / Hedef Kitlenin İrdelenmesi
Yazarların büyük çoğunluğu amaçlarını veya okuyucuların beklenti ve gereksinimlerini net olarak ortaya koymadan yazmaya başlamaktadır. Aslında bu iyi bir durum değildir. Bu aşamada harcanacak birkaç dakikalık bir çalışma sonradan harcanacak saatler dolusu sıkıntılı çalışmayı önleyebilecektir. Neye veya kime nişan aldığınızı bilirseniz hedefi vurma olasılığınız o ölçüde yüksek olacaktır.
Amacınızı dikkatli olarak irdelemeniz konuya odaklanmanız sizin başarılı olmanıza büyük katkı sağlayacaktır. Bazı durumlarda, amaca dikkatli ve derinlemesine baktığınız zaman resmî bir yazıya veya herhangi bir brifinge gereksinim olmadığını görebilirsiniz. Karargâhlarda bir gün içinde ne kadar çok resmî yazı veya brifingin hazırlandığını bilseniz herhâlde çok şaşırırdınız. Gereksiz resmî iletişim zaman, gayret ve kaynak israfına yol açar.
Biraz zaman ayırarak dinleyicileri anlarsanız ve onların bilgi düzeyi, ilgi alanları ve güdülerini araştırırsanız, amacınızı gerçekleştirmek için mesajınızı onların anlayabileceği şekilde düzenleme olanağına kavuşmuş olursunuz. Karşı görüşe sahip bir dinleyici topluluğunu eğitmek, konuya sıcak bakan ve ortak değerlere sahip dinleyicileri eğitmekten çok daha zordur. Aynı şekilde Genelkurmay Başkanının imzasına sunulacak bir yazıyı hazırlamak albay rütbesindeki bir komutanın imzasını almak için hazırlanacak bir yazıdan çok daha özenli çalışma gerektirir.
Etkili iletişim ilkelerinden "katkı" ile konunun desteklenmesi gerektiğini hatırlayın. Bu noktada ikinci basamak size konunuzu oluşturmanız için gereken altyapıyı sağlar.
Birçoğumuz için "araştırma" sözcüğü, belki daha önce yaşanmış bazı deneyimler, belki de konuya fazla hâkim olmamaktan dolayı biraz ürkütücü gelebilir. Sakın araştırma düşüncesinin sizi korkutmasına izin vermeyin. Yedi basamaklı yaklaşım görüşünde araştırma; iletişim hedeflerinize ulaşmanızı sağlayan destekleyici bilginin bulunması aşamasıdır. Bunu ev ödevi olarak da değerlendirebilirsiniz.
3. Düşüncelerinizin Desteklenmesi
İletişimde genellikle karşı tarafı bir konuda ikna etmek hedeflenir. Bu durumda dinleyicilere sadece bilgi vermek yeterli olmaz. Düşüncelerimizi destekleyen unsurların bir araya getirilerek düzenlenmesi gerekir. Araştırma aşamasında elde edilen farklı bilgiler mantıksal bir iddia oluşturacak şekilde düzenlenebilir. Mantıksal iddia anlaşmazlık veya tartışma değildir. Sorunları çözmek ve karar verebilmek için bilgilerin bir araya getirilmesidir.
Biz başkalarını ikna etmek için uğraşırken başkaları da bizi ikna etmek için uğraşmaktadırlar. Mantıksal tutarsızlık, iddianın mantığındaki bir hata veya zayıflıktır.
Mantıksal iddiaların oluşturulması aslında günlük yaşamımızın bir parçasıdır. Mesela yeni bir araba alacağımız zaman hangi marka ve modeli alacağımızı, en başarılı personelin seçilmesi aşamasında kimin bu ödülü hak ettiğini veya bütçemizi ayarlarken hep mantıksal olarak konuyu irdeleriz.
4. Düzenleme, Planlama ve Ana Başlıkları Ortaya Koyma
Amacınızı ve dinleyici kitlesini tanıyorsunuz, bütün hazırlıklarınızı yaptınız. Artık mesajınızı verme zamanı değil mi? O kadar çabuk değil! Cümleleri ve paragrafları yazmaya başlamadan önce (veya konuşmaya başlamadan önce), düşüncelerinizi düzenleyerek ve sunumu nasıl yapacağınızı planlayarak işinizi kolaylaştırmalısınız.
Başarılı iletişimciler, ellerindeki bilgileri, dinleyicileri bir noktadan öbürüne götürecek şekilde mantıksal olarak düzenlerler. Mantıksal bir yol izlenmediği takdirde dinleyiciler konuşmacı veya yazardan koparlar. Yeterince düzenlenmemiş yazılar, hem sivil hem de askerî ortamda en çok karşılaşılan hatalardandır. Kendinize ve dinleyici kitlenize bir iyilik yapın ve bu dokümanın ilerleyen bölümlerinde verilen düzenleme yöntemlerini okuyarak yazı veya konuşmanızı nasıl daha iyi düzenleyebileceğinizi öğrenin.
Birinci bölümde anlatılan ikinci prensip olan "düzenli olmak", dinleyicinin sizin vermek istediğinizi alabilmesi için düşüncelerin ve sunumun düzenli olmasını ifade etmektedir. Yazmaya başlamadan önce düzenleme ve konunun nasıl hazırlanıp sunulacağına yönelik planlama için zaman ayırarak bu prensibi başarmaya yönelik ilk adımları atmış olacaksınız.
